News Press Service
Por Gerney Ríos González
Es una expresión cuantitativa del comportamiento de una o más variables o de los atributos de un producto o servicio en desarrollo. Es la conectividad de dos cantidades entre sí. Permite analizar el rendimiento y expresar las relaciones de calidad o efecto entre los insumos del proceso o actividad y los resultados obtenidos.
Fundamentada en hechos reales y no en juicios, tales como “me parece, creo que, a lo mejor, tal vez, quizás, posiblemente”, tales códigos no expresan nada. Para medir o cuantificar el desempeño de una organización, empresa o negocio, es preciso diseñar indicadores que faciliten identificar deficiencias y fortalezas para mejorar la gestión. Diseño del Indicador Bosquejo, esquema, boceto, croquis, gráfico y diagrama son equivalentes. Estos son los criterios y características que deben tener los indicadores en el momento de formularse:
• Participativo: construido por los responsables que ejecutan los procesos o actividades.
• Preciso: necesario que el indicador sea de fácil comprensión, para quienes lo desarrollan y analistas.
• Representativo: expresa exactamente lo que se quiere medir o determinar y guarda directa relación con los procesos y actividades a calcular.
• Cuantificables: significa estar en función del tiempo, lo cual debe definirse previamente.
• Cuantificable en términos de resultados: el indicador facilita su conversión a cifras o números para efectuar su medición.
• Confiable: reales y verificables las variables utilizadas para su cálculo.
• Agregar valor: el resultado de su aplicación facilita la toma de decisiones; si no es así, el rechazo es absoluto. Formulación del Indicador Existen formas de presentar un indicador y generalmente se bosquejan con el siguiente concepto: Índice o razón: relación que hay entre dos valores que pueden ser de una misma variable. Se expresa de la forma a/b. Ejemplo: la empresa confirmó 40 pedidos de 60 que expidió durante el primer trimestre de 2020, por lo que adquirió los insumos para la fabricación de 60 productos. Construcción de Indicadores Nombre: identificación que diferencia un indicador de otro; debe ser concreto. Forma de cálculo: es la matemática del indicador y su desarrollo expresa valor. Explicación del indicador: consiste en suministrar una clara y precisa información sobre el objetivo y utilidad del indicador; las variables o atributos que lo conforman. Es necesario, elaborar un glosario de términos generadores de dudas. Indicador de gestión o desempeño: medida conducente a determinar si el proceso se realiza en el porcentaje óptimo, comparado con el estándar previsto como objetivo. Clases de Indicadores
• De eficiencia o manejo de recursos: refiere al manejo óptimo de los medios.
• De eficacia o resultados: relaciona el logro de los objetivos propuestos.
• De efectividad o impacto de gestión.
• De economía o maximización de resultados.
• De valorar costos ambientales o evaluación del impacto-gestión ecológica y desarrollo comunitario. Indicadores de Eficiencia El concepto de eficiencia está íntimamente ligado al modo de manejar los recursos disponibles de la entidad para la producción de bienes y servicios. Compara el resultado de algo contra otro. La eficiencia está dada como medida del manejo de los recursos o de las variables que participan en el proceso.
Estos recursos o variables son: mano de obra (talento humano), materiales, maquinaria, equipos, medios logísticos y metodológicos (físicos), y monetarios (financieros).
Eficiencia + Eficacia + Efectividad = Productividad. No obstante tener asignada cada variable para sus propias unidades de medida (metros, kilos, horas-máquina, horas-factor humano, áreas, horas-ciclo, pesos) en los procesos administrativos, la eficiencia de los recursos está medida por un denominador común, constituido por el recurso monetario.
Es un concepto relativo, pues siempre se es mejor o peor que algo o alguien. Por esto, la eficiencia puede ser mayor o menor que cien. El nivel de referencia es determinado así:
• Histórico: refiere los resultados logrados en el inmediato pasado.
• Competencia: obtenido en función del comportamiento del rival.
• Meta: fundamentada en procedimientos, medición del trabajo y las exigencias del cliente o usuario (ingeniería de métodos). Indicadores de Eficacia El concepto asocia el logro de los resultados propuestos para el cumplimiento de los objetivos misionales.
La eficacia es absoluta, pues se alcanza o no el resultado concebido; por consiguiente, no se obtendrán valores de eficacia superior al ciento por ciento. Está dada por el número de unidades conquistadas con relación al número de unidades esperadas. La eficacia es el grado con el cual se logran los objetivos y metas de un plan, programa o proyecto, en un tiempo preestablecido. Los productos (bienes o servicios) tienen varios atributos a considerar: Calidad: referencia los requerimientos del adquiriente o usuario.
Es la admisión satisfactoria del cliente. Se cuenta por el número de aceptaciones, rechazos o devoluciones. Relaciona la pertinencia, características físicas y esquema. Cumplimiento (oportunidad): definido en el tiempo de entrega del producto requerido por el usuario. Reseña la fecha de recibo, solicitud y respuesta.
Costo: Establece la relación beneficio/costo del producto, que obtiene el usuario acerca de los servicios. Confiabilidad (garantía): referida a la información permanente que recibe el usuario para hacer buen uso del servicio y tener confianza en el mismo.
Calculada por los reclamos y garantías utilizadas. Comodidad: el usuario espera obtener los servicios de la entidad con facilidad, sin contratiempos y obstáculos. Ejemplo, los horarios extendidos, atención regional.
Este atributo y el de costos, se determinan a través de encuestas e investigaciones. Comunicación (amabilidad): el cliente anhela una oportuna, amable y cordial atención de la entidad, cuando solicita el servicio. Para el cálculo total, tanto de eficiencia y eficacia, se utiliza el método de promedio simple o ponderado.
El primero consiste en la sumatoria de la eficiencia – eficacia, divisible por el número de la eficiencia – eficacia determinada; el valor así obtenido es integral.
El segundo, asigna un precio ponderado a cada eficiencia o eficacia y el resultado se divide por 100. El monto resultante es la totalidad. Indicadores de Efectividad Resultado gerencial para el logro de los objetivos previstos y la utilización óptima de los recursos.
Es el impacto de la gestión a nivel institucional y social. Los indicadores de efectividad son: Rendimiento: referido al desempeño o producción obtenida por todo el sistema con relación a una producción esperada o programada. Esta última se estructura según las necesidades o ritmo de trabajo de los recursos del sistema.
Productividad: dada por el desempeño del sistema en conjunto dentro del proceso con relación a una producción máxima teórica, es la capacidad de los recursos, o aquella instalada del sistema. Algunos indicadores de productividad son porcentaje de ocupación o desperdicio. Competitividad: significa el desempeño de todo el sistema en conjunto dentro de otro, conectado a una producción esperada de la mejor competencia.
Participación: refiere el grado que se tiene en un mercado definido. Crecimiento: señala el grado de adaptación que posee la empresa frente a los requerimientos. Cobertura: determina la que tiene la empresa para los requerimientos de la comunidad o sector.
Plan Indicativo: define la eficiencia, como el logro de un objetivo al menor costo unitario posible. Determina el uso óptimo de recursos en programas y proyectos.
Su cálculo es: Eficiencia = Ra x Cp Re x Cu Donde: Ra: = resultados alcanzados (objetivos o metas logradas) Re: = resultados esperados (objetivos o metas propuestas) Cp: = costo programado para Re Cu: = costo utilizado para Ra
Lo anterior siempre relaciona un período de evaluación. Eficacia es el grado con el cual la acción alcanza los resultados esperados. Consiste en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos formulados.
Su cálculo es: Eficacia = Ra x Tp Re x Tu Donde: Ra: = resultados alcanzados (objetivos o metas logradas) Re: = resultados esperados (objetivos o metas propuestas) Tp: = tiempo programado para Re Tu: = tiempo utilizado para Ra Lo precedente relacionado a un período de evaluación.
Efectividad es un concepto que involucra eficiencia y eficacia; consiste en alcanzar los resultados programados a través del uso óptimo de los recursos involucrados. Utiliza una tabla de puntos, tanto para la eficiencia como para la eficacia, homologados a una misma base de acuerdo con los puntajes asignados a cada concepto.
Para obtener la efectividad se construye un cuadro de análisis de indicadores. Otra forma de determinar la efectividad, es sumando la eficiencia y la eficacia y restando 100. Efectividad = Eficiencia + Eficacia – 100 La efectividad es el resultado de eficiencia y eficacia, y no la sumatoria o multiplicación.
En consecuencia, la efectividad permite medir si la organización hace lo que debe o que tan adecuadamente logra los resultados de acuerdo con el propósito esperado en el tiempo previsto.
Efectividad = Ra x Tp x Cp Re x Tu x Cu Donde: Ra: = resultados alcanzados (objetivos o metas logradas) Re: = resultados esperados (objetivos o metas propuestas) Tp: = tiempo programado para Re Tu: = tiempo utilizado para Ra Cp: = costo programado para Re Cu: = costo utilizado para Ra
Es importante destacar que eficiencia y eficacia conducen a la efectividad y que estos factores críticos de éxito, a su vez, están orientados a la productividad, entendida según la formula siguiente: PRODUCTIVIDAD = MÁXIMA CANTIDAD DE PRODUCTOS MÍNIMA CANTIDAD DE RECURSOS EMPLEADOS El nivel de productividad refleja el mejoramiento de la calidad de vida, digna y saludable de la sociedad, donde la educación contextualizada, incorpora el análisis de contenidos, componente esencial para lograr la competitividad. La metodología para la evaluación de gestión, como herramienta gerencial, contempla el diseño de los indicadores de eficacia, eficiencia, efectividad, economía, equidad y valoración del desarrollo